Vikarierande boknings- och evenemangsansvarig till Vasamuseet, Stockholm

Utmärkelsen ”Sveriges modernaste myndighet 2023” vann Statens maritima och transporthistoriska museer (SMTM). Myndigheten driver och utvecklar Marinmuseum, Sjöhistoriska museet, Vasamuseet, Vrak-Museum of Wrecks samt Järnvägsmuseet. SMTM är en vänlig arbetsplats med en effektiv och ansvarsfull samarbetsorganisation som kännetecknas av nyfikenhet och tillit. Inom SMTM arbetar alla med det maritima och transporthistoriska kulturarvet med visionen om att vidga människors världsbild, genom kunskap, upplevelser och engagemang. Myndigheten är sedan 2009 miljöcertifierad enligt ISO 14001 och vill även inspirera andra till att också agera för en hållbar framtid.

Vill du arbeta i en spännande arbetsmiljö med möjlighet att utveckla och utforma framtidens boknings- och evenemangsverksamhet på Vasamuseet? Har du ett stort intresse för service, upplevelser och kultur och stimuleras av mötet med besökare?

Om tjänsten

Vasamuseets boknings- och evenemangsteam är för många besökare det första mötet med museet. Teamet ansvarar för kundservice och bokning av bland annat guidade visningar, VIP-besök, skolprogram och kvällsevenemang i form av mingel, middagar och banketter i museet eller i Vasamuseets restaurang. I rollen har du det övergripande ansvaret för planering, utveckling och uppföljning av boknings- och evenemangsverksamheten. Du samordnar och planerar bemanning för bokningsfunktionen och leder och fördelar det dagliga arbetet. Som ansvarig kvalitetssäkrar du vårt evenemangserbjudande, inklusive innehåll, prissättning och leverantörskontakter. Du arbetar även med att utveckla paketering av det bokningsbara utbudet och att anpassa det för bokning i digitala flöden och processer. Ditt arbete genomsyras av att ständigt ha det bästa för Vasamuseets varumärke i åtanke, inom ramen för boknings- och kvällsverksamheten. I rollen kommer du att ingå i samt eventuellt även leda olika projekt kopplat till bokning, evenemang och besöksflöden.

Vi förväntar oss att du kommer bidra med nya synsätt och tillsammans med teamet på fyra kollegor driver ni utvecklingen av vår besöksservice och värdskap. Rollen erbjuder en stor variation då den innefattar såväl operativt som strategiskt arbete. Du deltar i det löpande boknings- och evenemangsarbetet utifrån säsongsbehovet, samtidigt som huvuddelen av ditt arbete fokuserar på samordning av boknings- och evenemangsverksamheten.

Din kompetens och erfarenhet
Du ska ha en eftergymnasial utbildning inom ett område vi bedömer relevant för tjänsten, till exempel inom turism, besöksnäring eller kundservice, alternativt arbetslivserfarenhet som vi bedömer likvärdig. Du har flerårig erfarenhet av att arbeta med bokning, kundservice, planering och genomförande av evenemang eller andra typer av arrangemang inom service- och/eller upplevelsesektorn. Du har genom denna erfarenhet kunskap om publika flöden samt digitala system och verktyg som stödjer mottagandet. Du har tidigare erfarenhet av arbete i ett eller flera bokningssystem. Vi ser gärna att du har erfarenhet av utvecklingsarbete av digitala verktyg för kunddialog och bokningsarbete. Meriterande är utbildning eller erfarenhet av projektledning, arbetsledning eller förändringsarbete. Har du tidigare arbetat inom kultur- eller idéburen sektor, framför allt med värdskap, service eller ledarskap, ser vi även det som meriterande. Du talar och skriver mycket bra svenska och engelska. Kunskaper i våra största besöksspråk spanska, tyska, italienska och franska är meriterande.

Dina egenskaper
Vi kommer lägga stor vikt vid personliga egenskaper och drivkrafter. Din servicenivå är hög och du har förståelse för vad som krävs för att sätta våra besökare och kunder i främsta rummet. Du kan också förmedla vikten av ett gott värdskap till dina kollegor för att gemensamt kunna arbeta mot samma mål. Du är engagerad och uthållig till att vara med och driva utvecklingen av vårt erbjudande. Du ser möjligheter i både verksamhet och människor och har god förmåga att lyssna och ta in såväl besökares som medarbetares synpunkter för att kunna förfina både arbetssätt och erbjudande. Som en god kommunikatör kan du på ett tydligt sätt formulera och förmedla vad kunden har beställt. Du visar intresse och ställer nyfikna frågor för att skapa en bättre helhetsbild och på det sättet skapar du goda samarbeten och varaktiga relationer både internt och med externa parter. För att hantera en varierande arbetsdag behöver du ha struktur och ordning i ditt arbete. Du är van vid att ha många parallella uppgifter samtidigt och förstår vikten av att prioritera. Ditt helhetsperspektiv bidrar till att du vågar tänka och testa nytt och du kan också se och planera för nästa steg.

Mer om oss

Vasamuseet visar Vasa, världens enda bärgade och restaurerade skepp från 1600-talet. Varje år hälsar vi ett stort antal besökare välkomna och museet är världens mest besökta maritima museum. I Vasamuseets Publikenhet arbetar vi med kunskapsförmedling och värdskap. Förutom bokning och evenemangsverksamhet ingår entréfunktion och säkerhet, butiksverksamhet, visningar och bemanningsplanering. Vi arbetar även i nära samarbete med museets program- och pedagogikenhet. Tillsammans arbetar vi för att ge våra besökare en unik upplevelse och ett minne för livet. 

Anställning
Vikariat på cirka ett år med start i början av september 2025. Heltid. Arbetstiden är huvudsakligen dagtid på vardagar, men tjänstgöring kvällar och helger ingår.

På SMTM erbjuder vi dig ett arbetsupplägg som ger dig möjlighet att arbeta på distans när arbetet tillåter. Övrig arbetstid sitter du i våra kontorslokaler på Vasamuseet. Vi har även flextid, friskvårdsbidrag och semester enligt avtal som sträcker sig mellan 28 och 35 dagar per år.

Lön
Månadslön, vi tillämpar individuell och differentierad lönesättning. Ange löneanspråk i din ansökan.

Kontaktperson
Joanna Skarpsvärd, Enhetschef: 08-519 548 50

Ansökan
Välkommen med din ansökan senast 1 juni genom att registrera dig via länken till vår hemsida. Bifoga CV och personligt brev. Intervjuer kommer att genomföras i vecka 24.

Övriga upplysningar
Statens maritima och transporthistoriska museer är en statlig myndighet och det innebär att uppgifterna som du lämnar till oss kan komma att lämnas ut enligt offentlighetsprincipen. Normalt gäller ingen sekretess för de uppgifter som behandlas i din ansökan. Om du har skyddade personuppgifter ska du kontakta den kontaktperson som finns angiven i annonsen. SMTM har som målsättning att i personalsammansättningen spegla den mångfald som finns i samhället. Har du rätt kompetens är du intressant för oss, oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning sexuell läggning eller ålder.

SMTM har tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringsföretag och liknande.